Le Vinatier Psychiatrie Universitaire Lyon Métropole est un établissement de référence nationale en psychiatrie. Son campus hospitalier, situé sur la commune de Bron, aux portes de Lyon, est un des plus grands ensembles hospitaliers, universitaires et de recherche dédiés à la santé mentale d’Europe.

Il déploie son activité à la fois sur son site principal mais également sur de nombreux sites extra-hospitaliers, au cœur de la Métropole de Lyon, situés au plus près du lieu de vie du patient. Organisé autour de 10 Pôles de Soins, l’établissement dispose de l’ensemble des niveaux d’intervention, des soins courants aux activités de recours et d’expertise.

Le Vinatier Psychiatrie Universitaire Lyon Métropole défend un projet de santé globale, soucieux de l’implication des usagers comme des professionnels. Il porte un modèle d’organisation durable dans lequel les professionnels sont accompagnés dans leur montée en compétences et reconnus dans leur pouvoir d’agir.

Notre établissement est devenu en quelques années un acteur de premier plan de l’innovation en santé mentale. La transformation systémique de son offre de soins fait aujourd’hui du Vinatier un modèle pouvant faire référence pour les soins psychiatriques en France et en Europe.

Rejoindre Le Vinatier, c’est aussi bénéficier de nombreux avantages sociaux : crèche hospitalière, service de conciergerie, self ou chèques déjeuner, association sportive, prise en charge partielle de l’abonnement TCL, forfait mobilité durable et CGOS.

Dans le cadre de la politique handicap, les postes sont ouverts à toutes les candidatures professionnelles.

Activités principales

1.1. Pour le financier, 80% du poste :

1.1.1. Gestion et suivi budgétaire

· Gestion de la régie en lien avec la Trésorerie principale

· Suivi des commandes passées sur la régie

· Suivi des bons de commande et factures liés aux déplacements (plateforme de réservation)

· Gestion des achats (devis, bons de livraison, bons de commande, factures) liés à l’organisme

· Effectuer le virement mensuel de la régie vers le compte principal

Transmettre toutes les informations nécessaires à la direction des affaires financières (DAF) pour assurer le titrage (= facturation) des formations et prestations réalisées par le biais d’Évolu’Psy compétence
Effectuer un suivi du budget des actions de formation
Effectuer un suivi des produits constatés d’avances
Effectuer un suivi financier global

1.1.2. Gestion des formateurs

Collecter toutes les informations nécessaires à la gestion des contrats et déplacements des formateurs
Réserver les déplacements sur la plateforme dédiée (marché public)
Suivre et valider les ordres de mission
Suivre et gérer les frais des formateurs, de l’avance au remboursement
Rédiger les contrats formateurs
Assurer la rémunération des formateurs/intervenants et réaliser la saisie des paies
Assurer la conformité avec les obligations DPC, QUALIOPI, traçabilité.

1.1.3. Commandes

Gestion et suivi des stocks (goodies, café, manuels de formation)
Passer les commandes sur les logiciels internes (accueil café, imprimerie…)
Passer les commandes externes en respectant toutes les étapes de commande de la fonction publique hospitalière, notamment en cas de marché public

1.1.4. Relation client

· Assurer une relation avec les clients et prestataires sur les aspects financiers

Rembourser un client, le cas échéant

1.1.5. Mise à jour des processus et documents

· Effectuer une veille des évolutions réglementaires dans son champ d’action

· Mettre à jour les procédures et documents de l’organisme

1.2. Pour l’administratif 20 % du poste :

1.2.1. Soutien à la gestion administrative des actions de formation dispensées par l’organisme

Soutien auprès de la Chargée d’événementiel – Gestionnaire administrative pour :

Ø Le secrétariat de l’organisme de formation

Ø Le paramétrage des sessions sur Digiforma

Ø La gestion des inscriptions

Ø Elaboration et gestion des conventions de formation

Ø Le suivi de la présence des stagiaires

Ø L’organisation matérielle de la formation

Ø La réponse clientèle sur les sujets administratifs et logistiques

Ø Suivi des obligations dans le cadre de partenariats avec d’autres organismes de formation

· Assurer une continuité de service

1.2.2. Mise en œuvre du référentiel qualité lié à la formation

Veille au cadre réglementaire de la formation
Participe au projet de certification de la qualité de la formation QUALIOPI, le référencement au DPC

Exigences du poste

1. COMPETENCES ET QUALITES REQUISES

1.1. Formation souhaitée

· Formation en gestion financière

1.2. Expérience professionnelle souhaitée

· Connaissance du milieu hospitalier

· Connaissance des règles en matière de gestion de formations

· Connaissance des règles et processus s’appliquant à un établissement hospitalier public : marché public, commande publique, plafonds de remboursement selon statut…

· Travail en lien avec plusieurs interlocuteurs, services, directions, partenaires

· Travail au contact de clients

1.3. Connaissances spécifiques attendues

· Maîtrise de l’outil informatique : Outlook, Word, Excel

· Maitrise ou être prêt à se former à l’utilisation du logiciel DIGIFORMA

· Maîtrise ou être prêt à se former aux logiciels internes : Magh2, Prodige, AGIRH, Ségalier et plateformes selon marché : Globéo, Notys…

· Bonne maîtrise orthographique

1.3.1. Compétences techniques

· Maitrise des logiciels financiers

· Capacité à produire des suivis partageables et exploitables

· Aisance avec les outils numériques : plateformes d’inscription, bureautique, outils collaboratifs.

· Connaissance ou apprentissage des exigences réglementaires (DPC, certification qualité).

· Connaissance du secteur hospitalier et des enjeux de formation continue souhaitée si possible

1.3.2. Compétences professionnelles

· Capacités à anticiper, à prioriser, à organiser, à s’adapter et à se positionner dans un environnement complexe et en forte évolution

· Capacité à informer, à prévenir, à rendre compte

· Capacité à chercher et trouver les ressources ad hoc dans la résolution de situations complexes

· Capacité à s’adresser au public

· Capacité à mettre à jour ses connaissances et se former régulièrement

· Souci de la recherche de solution dans le respect des échéances fixées

1.3.3. Compétences relationnelles

· Rigueur, sens de l’organisation et gestion des priorités.

· Capacité à travailler avec des interlocuteurs variés, diplomatie

· Lien avec les partenaires internes et externes de l’établissement

· Réactivité, autonomie et capacité à gérer les imprévus.

· Sens du service et de la qualité.

· Adaptabilité et esprit d’initiative.

· Sens de la communication et de la discrétion professionnelle

· Maîtrise de soi, capacité à travailler en équipe, disponibilité