Le Vinatier Psychiatrie Universitaire Lyon Métropole est un établissement de référence nationale en psychiatrie. Son campus hospitalier, situé sur la commune de Bron, aux portes de Lyon, est un des plus grands ensembles hospitaliers, universitaires et de recherche dédiés à la santé mentale d’Europe.

Il déploie son activité à la fois sur son site principal mais également sur de nombreux sites extra-hospitaliers, au cœur de la Métropole de Lyon, situés au plus près du lieu de vie du patient. Organisé autour de 10 Pôles de Soins, l’établissement dispose de l’ensemble des niveaux d’intervention, des soins courants aux activités de recours et d’expertise.

Le Vinatier Psychiatrie Universitaire Lyon Métropole défend un projet de santé globale, soucieux de l’implication des usagers comme des professionnels. Il porte un modèle d’organisation durable dans lequel les professionnels sont accompagnés dans leur montée en compétences et reconnus dans leur pouvoir d’agir.

Notre établissement est devenu en quelques années un acteur de premier plan de l’innovation en santé mentale. La transformation systémique de son offre de soins fait aujourd’hui du Vinatier un modèle pouvant faire référence pour les soins psychiatriques en France et en Europe.

Rejoindre Le Vinatier, c’est aussi bénéficier de nombreux avantages sociaux : crèche hospitalière, service de conciergerie, self ou chèques déjeuner, association sportive, prise en charge partielle de l’abonnement TCL, forfait mobilité durable et CGOS.

Dans le cadre de la politique handicap, les postes sont ouverts à toutes les candidatures professionnelles.

Activités principales

· Accueillir et renseigner les patients ;

· Assurer la communication et le suivi de l’information relative au dossier patient ;

· Gérer, saisir et classer les informations relatives au dossier patient ;

· Planifier les activités (agenda des consultations, admissions, convocations, etc.) en lien avec l’organisation du service.

Activités spécifiques

1.1. Accueil

· Accueillir physiquement et téléphoniquement les patients, leurs familles, ou les interlocuteurs du service (selon un roulement à définir avec les autres secrétaires du CMP) ;

· Identifier, évaluer et prioriser les demandes, en lien avec l’équipe médicale et le cadre de santé du CMP ;

· Orienter les patients, leurs familles, ou les interlocuteurs du service ;

· S’assurer de la conformité de la prise en charge avec les règles de convention sectorielle (notamment la validité de l’adresse du patient) ;

· Contribuer à la qualité de l’accueil et du parcours de l’usager.

1.2. Toute tâche administrative en rapport avec la prise en charge des usagers

· Dans le cadre de l’identito-vigilance, porter une attention particulière au recueil, à la vérification et la mise en conformité des informations administratives concernant le patient (rencontre du patient à chaque venue, vérification des coordonnées et pièces d’identité / carte vitale / carte mutuelle / INS, identification des aidants naturels et professionnels, etc.) ;

· Gérer les mises à jour régulière du dossier patient informatisé (DPI) sur le progiciel CORTEXTE – notamment les ouvertures/fermetures de modalités CMP – selon les règles établies au sein du pôle et de l’établissement ;

· Renseigner les items de la check-list d’entrée et de sortie relatifs au secrétariat ;

· Gérer les demandes de consultation des dossiers médicaux de la part des usagers selon la procédure DIM en vigueur ;

· Gérer les demandes d’interprétariat ;

· Mettre les documents requis concernant le patient sur la plateforme SISRA, notamment les bilans biologiques ;

· Assurer le suivi des certificats médicaux en lien avec le bureau des soins sans consentement et les autres secrétaires du pôle ;

· Traiter les courriers, dossiers, documents, etc. dans son domaine d’activité (enregistrement, tri, traitement, diffusion, archivage) ;

· Veiller à la fluidité et la transmission de l’information auprès de l’équipe soignante et médicale, ainsi qu’auprès des interlocuteurs du CMP ;

· Participer aux réunions de fonctionnement de l’unité pour prendre connaissance des tâches à effectuer, faire part des informations recueillies sur SISRA, et s’enquérir de l’évolution de la prise en charge des usagers.

1.3. Saisie et classement

· Veiller à la rédaction des lettres de liaison, dans le cadre des sorties de patients, pour transmission dans les délais impartis au patient et au médecin traitant ;

· Effectuer le classement des documents externes dans le dossier de soins selon une dénomination cohérente et commune à toutes les unités.

· Prendre des notes, saisir et mettre en forme les documents ;

· Saisir les données liées à l’activité médicale dans les outils de suivi prévus à cet effet en vue d’établir des statistiques fiables de l’activité ;

1.4. Gestion et organisation

· Gérer et coordonner les tâches relevant du domaine médico-administratif (gestion des agendas des divers professionnels, organisation des réunions ou autres évènements, commande des fournitures, etc.) ;

· Archiver les dossiers médicaux selon le plan de classement et d’archivage de l’établissement ;

· Participer aux démarches d’amélioration continue de la qualité des soins et des organisations ;

· Participer à la mise en place du projet d’unité et de pôle.

1.5. Toute tâche administrative en rapport avec les commandes de l’unité :

· Gestion d’un budget dédié aux fournitures bureautiques

· Réception des commandes de l’unité en lien avec le cadre administratif de pôle

1.6. Communication :

· Préparation des outils de communication à destination du public et des partenaires

· Participation à la diffusion des supports de communication

Exigences du poste

Gestion des congés :

· Congés pris en concertation avec les collègues secrétaires afin de maintenir la continuité du secrétariat de l’unité (tout personnel affecté au pôle Centre rive gauche est tenu d’appliquer le principe de solidarité qui consiste à travailler dans d’autres unités du pôle et/ou du CHV en cas de nécessité).

COMPETENCES, FORMATIONS et expériences attendues

Compétences :

· Accueillir et orienter des personnes, des groupes, des publics ;

· Définir, adapter et utiliser un plan de classement et d’archivage ;

· Elaborer, adapter, et optimiser le planning de travail, de rendez-vous, des visites ;

· Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel ;

· Identifier, analyser, prioriser et synthétiser les informations relevant de son domaine d’activité ;

· Organiser et classer des données, des informations, des documents de diverses natures ;

· Rédiger et mettre en forme des notes et des documents relatifs à son domaine de compétence ;

· S’exprimer avec professionnalisme auprès d’une ou plusieurs personnes en face à face ou par téléphone ;

· Travailler en équipe pluridisciplinaire ;

· Utiliser les outils bureautiques et les logiciels métiers.

Formations et expériences :

· Formation en secrétariat médical ou BAC spécialisé complété par un BTS dans le domaine médical ou du secrétariat

· Maitrise des techniques d’accueil téléphonique (lignes internes et externes)

· Utilisation avancée des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) et de gestion du dossier patient (Cortexte - formation interne possible)

· Aimer et savoir travailler en équipe pluri professionnelle

· Capacité à évaluer ses pratiques professionnelles, à rendre compte de ses difficultés et à s’inscrire dans une dynamique d’évolution par la formation et la mise à jour des connaissances.

· Une expérience de travail dans le milieu médical et/ou des connaissances en rapport avec l’organisation et le fonctionnement de l’hôpital seront appréciées.

· Des connaissances en rapport avec le vocabulaire médical, le handicap psychique, les pathologies psychiatriques et la réhabilitation psychosociale seront appréciées.

· Des connaissances en rapport avec le droit hospitalier et les droits et devoirs des agents de la fonction publique hospitalière (formation en interne possible) seront appréciées

· Savoir-être et savoir-faire conformes aux principes déontologiques de la profession et garantissant la confidentialité des informations confiées

· Discrétion professionnelle et respect strict du secret professionnel