SECRETAIRE MEDICAL(E) - ASSISTANTE DE COORDINATION PHARMACEUTIQUE - POLE MOPHA (H/F) (Nouvelle fenêtre)
Date de prise de poste souhaitée : 01/10/2026
Le Vinatier Psychiatrie Universitaire Lyon Métropole est un établissement de référence nationale en psychiatrie. Son campus hospitalier, situé sur la commune de Bron, aux portes de Lyon, est un des plus grands ensembles hospitaliers, universitaires et de recherche dédiés à la santé mentale d’Europe.
Il déploie son activité à la fois sur son site principal mais également sur de nombreux sites extra-hospitaliers, au cœur de la Métropole de Lyon, situés au plus près du lieu de vie du patient. Organisé autour de 10 Pôles de Soins, l’établissement dispose de l’ensemble des niveaux d’intervention, des soins courants aux activités de recours et d’expertise.
Le Vinatier Psychiatrie Universitaire Lyon Métropole défend un projet de santé globale, soucieux de l’implication des usagers comme des professionnels. Il porte un modèle d’organisation durable dans lequel les professionnels sont accompagnés dans leur montée en compétences et reconnus dans leur pouvoir d’agir.
Notre établissement est devenu en quelques années un acteur de premier plan de l’innovation en santé mentale. La transformation systémique de son offre de soins fait aujourd’hui du Vinatier un modèle pouvant faire référence pour les soins psychiatriques en France et en Europe.
Rejoindre Le Vinatier, c’est aussi bénéficier de nombreux avantages sociaux : crèche hospitalière, service de conciergerie, self ou chèques déjeuner, association sportive, prise en charge partielle de l’abonnement TCL, forfait mobilité durable et CGOS.
Dans le cadre de la politique handicap, les postes sont ouverts à toutes les candidatures professionnelles.
• Travail de secrétariat en lien avec :
• De façon générale, assurer l’ensemble des missions de secrétariat de la PUI.
• Soutien de l’équipe pharmaceutique dans les tâches administratives.
• Rédaction, mise en forme et transmission des courriers, attestations, notes d’information, comptes rendus, documents originaux, documents qualités pharmaceutiques en lien avec l’activité de la PUI.
• Gestion des mails pour suite à donner, information, classement, archivage.
• Affichage et diffusion des documents d’information.
• Classement et archivage des documents administratifs (ex : conventions...)
• Relevé et distribution du courrier postal
• Commandes et gestion des stocks des fournitures de bureau
En lien avec les missions pharmaceutiques :
• Promotion du bon usage des produits de santé : aide à la préparation et diffusion des notes d’informations pharmaceutiques
• Participation aux vigilances sanitaires : co-rédaction, transmission et suivi, avec relance, des alertes de retrait de lots et des informations de sécurités de l’ANSM.
• Planification et organisation des séances de révision de dotations pour besoins urgents avec les unités de soins
• Participation au circuit des dispositifs médicaux d’orthopédie : lien avec les équipes préparateurs en pharmacie ou avec les unités de soins pour la transmission des coordonnées fournisseurs pour le matériel sur mesure.
• Dans le cadre de la permanence des soins, saisie et mise à jour des périodes d’astreintes pharmaceutiques sur le logiciel CHRONOS.
• Tenue du registre des fournisseurs pharmaceutiques.
• Relais et continuité des informations au sein de la PUI : interface entre les différents professionnels et secteurs de la pharmacie (secteur gestion/approvisionnements, unité de production…)
• Orientation/triage et suivi des sollicitations extérieures, hors circuit conventionnel (Camps thérapeutiques, …)
• Participation aux inventaires annuels de la Pharmacie à usage intérieur (en binôme avec les professionnels de santé)
En lien avec les besoins logistiques et organisationnels :
• Prise en charge et suivi des sollicitations extérieures à la PUI (courriers électroniques, fax ou appels téléphoniques). → Acteur et relais de la communication institutionnelle (informations jours fériés, fermeture de la PUI …)
• Contrôle et suivi des accès à la PUI avec accueil, renseignement, orientation des personnes.
• Organisation et planification des réunions, interne PUI ou en lien avec les services de l’établissement.
• Gestion des salles de réunions de la pharmacie
• Gestion des demandes d’accès logiciels et applications métiers pour les nouveaux arrivants de la pharmacie,
• Gestion des demandes d’interventions techniques (« Octopus ») et logistiques (« THEO ») concernant la PUI
Connaissances et compétences professionnelles
• Niveau Bac
• Une expérience d’un an minimum serait un plus
Qualités requises
• Dynamisme
• Autonomie professionnelle
• Implication professionnelle
• Force de proposition
• Esprit d’équipe
• Excellent relationnel, sens de la communication
• Rigueur
• Ponctualité
• Sens de l’organisation, et capacité à prioriser les tâches
• Sens de la confidentialité et respect du secret professionnel
• Capacité d’auto-évaluation et de réajustement de sa pratique
Exigences du poste
• Maîtrise des outils bureautique (Word, Excel, Outlook, CORTEXTE, PASTEL, Internet et Intranet…)
• Elaboration de tableaux de suivi Excel
