Le Vinatier Psychiatrie Universitaire Lyon Métropole est un établissement de référence nationale en psychiatrie. Son campus hospitalier, situé sur la commune de Bron, aux portes de Lyon, est un des plus grands ensembles hospitaliers, universitaires et de recherche dédiés à la santé mentale d’Europe.

Il déploie son activité à la fois sur son site principal mais également sur de nombreux sites extra-hospitaliers, au cœur de la Métropole de Lyon, situés au plus près du lieu de vie du patient. Organisé autour de 10 Pôles de Soins, l’établissement dispose de l’ensemble des niveaux d’intervention, des soins courants aux activités de recours et d’expertise.

Le Vinatier Psychiatrie Universitaire Lyon Métropole défend un projet de santé globale, soucieux de l’implication des usagers comme des professionnels. Il porte un modèle d’organisation durable dans lequel les professionnels sont accompagnés dans leur montée en compétences et reconnus dans leur pouvoir d’agir.

Notre établissement est devenu en quelques années un acteur de premier plan de l’innovation en santé mentale. La transformation systémique de son offre de soins fait aujourd’hui du Vinatier un modèle pouvant faire référence pour les soins psychiatriques en France et en Europe.

Rejoindre Le Vinatier, c’est aussi bénéficier de nombreux avantages sociaux : crèche hospitalière, service de conciergerie, self ou chèques déjeuner, association sportive, prise en charge partielle de l’abonnement TCL, forfait mobilité durable et CGOS.

Dans le cadre de la politique handicap, les postes sont ouverts à toutes les candidatures professionnelles.

Activités principales

Pour les colloques 80% du poste :

A. Conception et préparation des événements

· En lien avec la responsable de l’organisme de formation, participer à la définition des objectifs pédagogiques et scientifiques.

· Soutien dans l’élaboration du programme en lien avec les porteurs de projet et les intervenants.

· Solliciter et coordonner les intervenants.

· Construire le rétroplanning et assurer le suivi des étapes clés.

· Gestion administrative et pédagogique – création de session sur DIGIFORMA.

B. Organisation logistique et administrative

· Réserver les salles, équipements techniques et matériels nécessaires.

· Organiser le déplacement des intervenants et des sponsors.

· Gérer les inscriptions (plateforme, listes, confirmations).

· Préparer les documents réglementaires : conventions, convocations, feuilles d’émargement, attestations ; contrats avec les intervenants et les prestataires.

· Assurer la conformité avec les obligations DPC, QUALIOPI, traçabilité.

· Coordonner les prestataires : traiteur, audiovisuel, impression, hébergement.

C. Communication et valorisation

· En lien avec la cellule communication :

· Solliciter et coordonner la création des supports de communication (affiches, programmes, invitations),

· Diffuser l’information auprès des services internes, partenaires et réseaux professionnels.

· Mettre à jour les contenus sur le site web, intranet ou plateformes de formation.

· Contribuer à la visibilité et à la promotion de l’offre de formation.

D. Coordination le jour de l’événement

· Accueillir intervenants et participants.

· Assurer l’installation des espaces et vérifier le fonctionnement du matériel.

· Veiller à la fluidité du déroulement et le respect du programme.

· Gérer les imprévus et garantir la qualité de l’expérience participants.

E. Suivi et évaluation

· Veiller au processus d’évaluation des participants- création des QCM

· Diffuser les supports post‑événement (présentations, replays si disponibles).

Pour l’organisme de formation 20 % du poste :

A. Soutien à la gestion administrative des actions de formation dispensées par l’organisme

· Soutien auprès de la référente administrative et financière pour :

· Le secrétariat de l’organisme de formation

· L’élaboration des conventions de formation

· La gestion des inscriptions ; suivi de la présence des stagiaires

· L’organisation matérielle de la formation

B. Communication

· Assure la réponse clientèle sur les sujets administratif et logistique

· Effectue la réponse aux demandes d’informations simples telles que transmission de programmes et dates

· Création de documents de communication

C. Mise en œuvre du référentiel qualité lié à la formation

· Veille au cadre réglementaire de la formation

· Participe au projet de certification de la qualité de la formation QUALIOPI, le référencement au DPC

Exigences du poste

1. COMPETENCES ET QUALITES REQUISES

1.1. Formation souhaitée

· Formation en gestion administrative

1.2. Expérience professionnelle souhaitée

· Expérience dans l’événementiel

· Connaissance du milieu hospitalier

· Connaissance des règles en matière de gestion de formations

· Travail en lien avec plusieurs interlocuteurs, services, directions, partenaires

· Travail au contact des utilisateurs

1.3. Connaissances spécifiques attendues

· Maîtrise de l’outil informatique : Outlook, Word, Excel, Power Point

· Maitrise ou être prêt à se former à l’utilisation du logiciel DIGIFORMA

· Bonne maîtrise orthographique

1.4. Compétences techniques

· Maîtrise de l’organisation d’événements et de la gestion de projet.

· Connaissance du secteur hospitalier et des enjeux de formation continue.

· Aisance avec les outils numériques : plateformes d’inscription, bureautique, outils collaboratifs.

· Connaissance des exigences réglementaires (DPC, certification qualité).

· Compétences rédactionnelles et communicationnelles.

1.5. Compétences professionnelles

· Capacités à anticiper, à prioriser, à organiser, à s’adapter et à se positionner dans un environnement complexe et en forte évolution

· Capacité à informer, à prévenir, à rendre compte

· Capacité à chercher et trouver les ressources ad hoc dans la résolution de situations complexes

· Capacité à s’adresser au public

· Capacité à mettre à jour ses connaissances et se former régulièrement

· Souci de la recherche de solution dans le respect des échéances fixées

1.6. Compétences relationnelles

· Capacité à travailler avec des interlocuteurs variés

· Lien avec les partenaires internes et externes de l’établissement

· Rigueur, sens de l’organisation et gestion des priorités.

· Aisance relationnelle et capacité à travailler en réseau.

· Réactivité, autonomie et capacité à gérer les imprévus.

· Sens du service et de la qualité.

· Adaptabilité et esprit d’initiative.

· Sens relationnel, esprit d’initiative

· Sens de la communication et de la discrétion professionnelle

· Maîtrise de soi, capacité à travailler en équipe, disponibilité