AGENT ADMINISTRATIF - CELLULE ACCOMPAGNEMENT (H/F) (Nouvelle fenêtre)
Date de prise de poste souhaitée : 01/04/2026
Le Vinatier Psychiatrie Universitaire Lyon Métropole est un établissement de référence nationale en psychiatrie. Son campus hospitalier, situé sur la commune de Bron, aux portes de Lyon, est un des plus grands ensembles hospitaliers, universitaires et de recherche dédiés à la santé mentale d’Europe.
Il déploie son activité à la fois sur son site principal mais également sur de nombreux sites extra-hospitaliers, au cœur de la Métropole de Lyon, situés au plus près du lieu de vie du patient. Organisé autour de 10 Pôles de Soins, l’établissement dispose de l’ensemble des niveaux d’intervention, des soins courants aux activités de recours et d’expertise.
Le Vinatier Psychiatrie Universitaire Lyon Métropole défend un projet de santé globale, soucieux de l’implication des usagers comme des professionnels. Il porte un modèle d’organisation durable dans lequel les professionnels sont accompagnés dans leur montée en compétences et reconnus dans leur pouvoir d’agir.
Notre établissement est devenu en quelques années un acteur de premier plan de l’innovation en santé mentale. La transformation systémique de son offre de soins fait aujourd’hui du Vinatier un modèle pouvant faire référence pour les soins psychiatriques en France et en Europe.
Rejoindre Le Vinatier, c’est aussi bénéficier de nombreux avantages sociaux : crèche hospitalière, service de conciergerie, self ou chèques déjeuner, association sportive, prise en charge partielle de l’abonnement TCL, forfait mobilité durable et CGOS.
Dans le cadre de la politique handicap, les postes sont ouverts à toutes les candidatures professionnelles.
Le service CAR (Cellule d’Accompagnement aux Rendez-vous) est un dispositif centralisé du Centre Hospitalier du Vinatier (CHV) qui optimise la prise en charge des patients hospitalisés lors de leurs déplacements pour consultations, examens, transferts ou activités spécifiques.
Le service CAR vise à professionnaliser et centraliser l'organisation des rendez-vous médicaux des patients hospitalisés, tout en réduisant la charge administrative du personnel soignant et en renforçant leur présence auprès des patients dans les unités d'hospitalisation.
L’équipe CAR RDV assure :
· La prise de rendez-vous (centralisée)
· L'organisation et coordination des rendez-vous en les lissant sur la journée
· La récupération des résultats et comptes-rendus
· Réceptionner les demandes d’examens ou de consultations des unités de l’établissement
· Organiser la prise de rendez-vous soit au niveau des services interne du CHV, soit en externe en utilisant les prestataires externes
· Prioriser les demandes selon la situation du patient et le degré d’urgence transmis dans la demande
· Contacter l’unité de soins le cas échéant afin de compléter les données utiles à la prise de RDV
· Mettre à jour les plannings de RDV et optimiser les plages afin de lisser les rdvs sur la journée
· Modifier et reporter les RDV selon l’état du patient et/ou à la demande du service
· Renseigner les rdvs dans le logiciel agenda
· Recueillir et saisir les informations nécessaires à la mise à jour du dossier du patient dans CORTEX selon le RDV pris
· Renseigne exhaustivement le tableau Excel (Tableau de suivi des RDV) des RDV pris par la cellule RDV
· Commander des transports en lien avec les rendez-vous fixés en assurant la traçabilité via le logiciel THEO
· Réaliser les préadmissions pour les consultations HCL
· Retranscrire dans le bon THEO les modalités d’accompagnement en fonction de la situation clinique du patient
· S’assurer auprès de l’unité de la préparation du patient au jour et à l’heure prévu de prise en charge
· S’assurer auprès de l’unité de la constitution exhaustive du dossier patient pour la prise en charge
· S’assurer du retour des comptes rendus d’examens et les intégrer dans le dossier du patient (CORTEX)
· Tenir à jour le tableau des partenariats (prestataires externes)
· Accompagner le responsable adjoint SANITAIRE dans le développement du portefeuille partenaire
· Renseigner de façon courtoise et professionnelle les agents du CHV et les partenaires externes
· Prendre des messages, savoir les transmettre
· Appliquer les process et les procédures misent en place dans le cadre de l’activité CAR RDV
· Formation en secrétariat médical
· Expérience dans la gestion de rendez-vous souhaitée
· Expérience dans le domaine hospitalier
· Expérience professionnelle dans une fonction au contact du public est un plus
· Dossier informatisé du patient et tous les logiciels d’utilisation quotidienne (bureautique notamment)
Au-delà des prérequis énoncés dans le profil de fonction AMA du CHV
· Capacité à travailler au sein d’une équipe pluri professionnelle (médicale et para médicale)
· Capacité relationnelle et d’écoute
· Capacité d’adaptation
· Capacité d’initiative, dynamisme et autonomie
· Discernement, rigueur
· Ponctualité, Assiduité, Disponibilité, Flexibilité
· Capacité à gérer l’urgence
· Respect de la confidentialité
· Expression orale facile, connaissance du vocabulaire médical
Maitrise des outils bureautiques
