Le Vinatier Psychiatrie Universitaire Lyon Métropole est un établissement de référence nationale en psychiatrie. Son campus hospitalier, situé sur la commune de Bron, aux portes de Lyon, est un des plus grands ensembles hospitaliers, universitaires et de recherche dédiés à la santé mentale d’Europe.

Il déploie son activité à la fois sur son site principal mais également sur de nombreux sites extra-hospitaliers, au cœur de la Métropole de Lyon, situés au plus près du lieu de vie du patient. Organisé autour de 10 Pôles de Soins, l’établissement dispose de l’ensemble des niveaux d’intervention, des soins courants aux activités de recours et d’expertise.

Le Vinatier Psychiatrie Universitaire Lyon Métropole défend un projet de santé globale, soucieux de l’implication des usagers comme des professionnels. Il porte un modèle d’organisation durable dans lequel les professionnels sont accompagnés dans leur montée en compétences et reconnus dans leur pouvoir d’agir.

Notre établissement est devenu en quelques années un acteur de premier plan de l’innovation en santé mentale. La transformation systémique de son offre de soins fait aujourd’hui du Vinatier un modèle pouvant faire référence pour les soins psychiatriques en France et en Europe.

Rejoindre Le Vinatier, c’est aussi bénéficier de nombreux avantages sociaux : crèche hospitalière, service de conciergerie, self ou chèques déjeuner, association sportive, prise en charge partielle de l’abonnement TCL, forfait mobilité durable et CGOS.

Dans le cadre de la politique handicap, les postes sont ouverts à toutes les candidatures professionnelles.

Activités principales

L’AMA s’inscrit dans l’interface d’accueil et de liaison avec les différents membres du personnel du Service, du Pôle, des HCL et de l’Administration Pénitentiaire (passage au greffe, secrétariat de Direction …). L’AMA organise et se positionne comme personne ressource et veille au recueil d’activité.

Il (Elle) travaille en collaboration étroite avec le chef de service, les médecins et les cadres responsables de l’unité de soins et plus largement avec l’ensemble des professionnels du SMPR de Lyon afin de concourir à un parcours de soins pour le patient en adéquation avec ses besoins.

1.1. Fonction accueil

· Accueil téléphonique, transmission des messages et consignes

· Accueil physique des personnes se présentant au secrétariat

· Recueil initial des informations médico-administratives lors des nouvelles demandes

· Actualisation régulière de celles-ci par la suite selon les règles de l’identito vigilance

· Gestion des affichages réglementaires (charte du patient hospitalisation etc…)

· Travail de lien et de diffusion de l’information entre le pôle et les unités de soins

· Prises de rendez-vous

· Réservation de plages de visioconférences (logiciel Teams)

· Organisation et coordination des agendas pour les réunions ou activités pluri professionnelles.

· Accueil des nouveaux collaborateurs.

1.1. Fonction de coordination, d’articulation et de suivi

· Participation aux réunions des unités et aux réunions institutionnelles incluant pour ces dernières la rédaction et la diffusion du compte-rendu en lien avec l’encadrement des unités.

· Organisation des visioconférences via Microsoft Teams avec mise en place du matériel informatique.

· Assurer l’organisation des réunions en lien avec les responsables des unités et du service,

· Implication dans la démarche qualité du pôle en lien avec le cadre de santé et le psychiatre responsable

· Suivi, classement et archivage des dossiers médicaux + envoi aux archives régionales une fois par an

· Suivi, rédaction et relances des lettres de liaison à remettre en mains propres aux patients et envoi aux correspondants extérieurs, notamment médecins traitants via Mon SISRA.

· Vérification des informations administratives demandées : Vérification identité, médecin traitant, personne de confiance, 100% etc…

· Travail de collaboration pluri professionnel et lien avec le cadre de santé, le médecin et l’assistante sociale de l’unité

· Travail avec les partenaires

· Coordination de déploiement des procédures en mode dégradé en cas d’absences

· Participation à divers groupes de travail visant à améliorer la qualité des soins

1.1. Fonction saisie

· Saisie des informations administratives du patient dans le DPI après vérification : identité, INS, médecin traitant, société de transport, personne à prévenir, assurance sociale, 100%,…

· Saisie et gestion de correspondances diverses et liées à l’activité commune du service

· Saisie et mise en forme de documents, rapports, courriers, comptes rendus médicaux et certificats

· Rappel et saisie RIM-P en collaboration avec le médecin responsable (diagnostic principal, comorbidité addictive, comorbidité somatique, facteurs environnementaux)

· Saisie des actes R pendant les réunions

· Réalisation de statistiques en lien avec l’activité à l’aide des supports informatiques (logiciel Excel)

1.1. Fonction gestion et organisation

· Hiérarchisation des tâches de secrétariat à réaliser en fonction des priorités

· Gestion des commandes fournitures bureautiques en respectant le budget annuel alloué

· Gestion des certificats (programmation, rappels, envoi) et lien avec le Bureau des soins sans consentement

· Gestion des demandes d’interprétariat

· Gestion des agendas OUTLOOK

· Gestion des demandes de communication de dossiers médicaux

· Accueil des nouveaux collaborateurs

· Travail de classement et archivage

Activités spécifiques

1.1. ACTIVITES SPECIFIQUES

Une attention particulière est demandée pour les missions de recueil et de saisie de l’activité DPI, du DMP et RIM-Psy :

· Enregistrement et saisie des données y compris les actes et les diagnostics ;

· La secrétaire doit exercer une vigilance sur l’activité et les données administratives ;

· Collaboration avec l’équipe pluri professionnelle sur le plan organisationnel et logistique.

Exigences du poste

1. COMPETENCES ET QUALITES REQUISES

Le professionnel exercera avec rigueur et souplesse. Il inscrit son action dans la politique générale de l’établissement.

Il suspendra son jugement moral vis-à-vis de la nature des actes reprochés au patient, tout en prenant en compte la réalité de ces actes et leur impact social et en gardant une capacité d’analyse et d’évaluation des risques.

Maîtrise attendue de :

· La langue française, de la grammaire et de l’orthographe

· La bureautique : Maîtrise de l’outil informatique (Word, Excel, Cortexte et autres logiciels CHV)

· L’environnement médical

· La Réglementation des Soins Sans Consentement

Permis B souhaité.

· Titulaire du diplôme de secrétariat médical

· Une expérience de secrétariat médical dans le champ de la psychiatrie est souhaitée

· Expérience de travail en équipe

· Connaissance et/ou intérêt pour le travail en milieu pénitentiaire et pour le fonctionnement de l’ensemble du Pôle SMD-PL

· Connaissances des termes médicaux (psychiatriques et somatiques)

· Connaissance des techniques d’accueil téléphonique (lignes internes et externes)

· Utilisation avancée des outils bureautiques (Word, Excel, Power Point, Outlook, Publisher)

· Connaissance du droit des patients – Droit hospitalier – Déontologie et du secret professionnel

· Connaissance de l’organisation et du fonctionnement de l’hôpital