Au sein de la Direction des ressources humaines, le responsable est le référent du temps de travail non médical pour l’établissement. A ce titre il assure la gestion des logiciels OCTIME et STAFFELIO. Il est garant du respect de la réglementation en matière de gestion du temps de travail. Le référent GTT est également amené à porter des projets dans le cadre des révisions des organisations de travail en lien avec le Directeur des ressources humaines adjointe et la Direction des soins.

ACTIVITES PRINCIPALES

Conseil au directeur et proposition d’actions : 

•  Proposer au directeur des ressources humaines adjoint des actions d’amélioration ou correctives en matière de gestion du temps de travail
•  Proposer des actions à mener en lien avec la règlementation et ses évolutions
•  Mettre en œuvre les décisions prises en matière de gestion du temps de travail
•  Recenser les besoins des utilisateurs, participer à des réunions de travail avec les informaticiens, entretenir les relations avec les référents logiciel de temps de travail des établissements

2.  Gestion du logiciel OCTIME

2.1. Maintenir et faire évoluer le logiciel en fonction des besoins législatifs et institutionnel

•  En lien avec le prestataire et la Direction des Systèmes d’Information (DSI), assurer les paramétrages de l’outil pour intégrer les différentes évolutions impactant le logiciel (exemple :   réglementation, fichier structure, interfaces, droits utilisateurs) ;
•  Suivre l’évolution des métiers et grades en collaboration avec la DSI ;
•  Créer et adapter les cycles de travail lorsque nécessaire, à la demande des pôles, en veillant à leur conformité avec la législation, l’accord local et la note Gestion du Temps de Travail (GTT)   en vigueur ;
•  Travailler la levée des anomalies avec les cadres pour permettre l’interface paie ;
•  Assurer le contrôle et la veille technique du bon paramétrage du logiciel.
•  Etre garant de l’adaptation de l’outil de gestion du temps (OCTIME) aux réglementaires RH nationaux et locaux.

2.2. Contrôler les éléments variables de paie (EVP) en vue de fiabiliser la paie

•  Effectuer mensuellement les contrôles préliminaires à la validation des EVP dans le respect de la check-list établie avec les commissaires aux comptes ;
•  Extraire et traiter des données pour l’ensemble des pôles et la Direction de manière systématique et/ou à la demande ;
•  Vérifier mensuellement le planning des agents en temps partiel thérapeutique ;
•  Contrôler et saisir les demandes de Compte Épargne Temps (CET) ;
•  Assurer le contrôle des éléments suivants :
•  Bénéficiaires de primes variables ;
•  Bénéficiaires de jours fériés.
•  Assurer un contrôle des Absences À Qualifier (AAQ) et des Absences Diverses non rémunérées (ADIV) en collaboration avec la DRH et les responsables d’encadrement.
•  Gérer les plannings des études promotionnelles et des CFP.
•  Assurer avec le service informatique la bonne intégration des éléments variables de paie.

3. Gestion du logiciel STAFFELIO

3.1. Maintenir et faire évoluer le logiciel

•  Assurer les paramétrages de l’outil pour intégrer les différentes évolutions impactant le logiciel (exemple : réglementation, fichier structure, interfaces, droits utilisateurs) ;
•  Suivre l’évolution des compétences et des affectations des personnels remplaçants ;
•  Présenter et justifier l’utilisation des enveloppes RH (Suivi des budgets et dépenses)
•  Centraliser, coordonner et réguler les heures supplémentaires des personnels soignants en lien avec les pôles cliniques et/ou le Bureau de Coordination.
•  Assurer le lien fonctionnel entre la Direction des Ressources Humaines et le prestataire STAFFELIO.

3.2. Accueil des personnels

•  Tenir la permanence d’accueil pour les nouveaux professionnels souhaitant s’inscrire à la bourse aux heures supplémentaires ;
•  Recevoir les agents en difficulté avec l’application ou leur support informatique (smartphone et tablette).

4. Formation aux outils GTT et Résolution des situations problématiques

4.1. Accompagnement pédagogique auprès des cadres et gestionnaires RH

•  Construire et actualiser les outils de formation aux logiciels OCTIME et Hublo, à la législation relative au temps de travail (en lien avec la DRH) ;
•  Participer à l’élaboration de procédures spécifiques ou de documents supports pour l’utilisation des logiciels;
•  Former les responsables d’encadrement soignants, administratifs, techniques et logistiques, utilisateurs de OCTIME Manager et de STAFFELIO à l’utilisation de ces outils ainsi qu’à la   législation sur le temps de travail ;
•  Etre l’interlocuteur privilégié des gestionnaires de la DRH pour toute aide et /ou conseil relatif au logiciel OCTIME;
•  Assurer le contrôle de la bonne utilisation du logiciel OCTIME par l’encadrement et les gestionnaires du logiciel;
•  Assurer une assistance individualisée aux utilisateurs d’OCTIME.

4.2. Analyse et résolution des problèmes techniques des utilisateurs via la hotline et le progiciel OCTOPUS

•  Assurer une hotline « Cellule GTT » afin de venir en aide de manière continue à l’ensemble des personnels d’encadrement utilisateurs du logiciel OCTIME ;
•  Traiter et suivre les demandes d’intervention sur le progiciel Octopus ;
•  Distinguer et qualifier les problèmes techniques afin d’orienter au mieux les actions correctrices en prenant attache soit auprès des utilisateurs soit auprès de la DSI voire de l’éditeur.
•  Apporter les corrections de saisie sur le logiciel OCTIME que l’encadrement de proximité ne peut pas ou plus réaliser lui-même ;
•  Etre l’interlocuteur privilégié pour les questions relatives au réglementaire RH, donc il facilite la circulation de l’information entre la DRH et les différents utilisateurs.

5. Gestion des commandes de personnels intérimaires en suppléance du gestionnaire

•  Transmettre aux agences d’intérim les demandes de mission pour les commandes de personnels non médicaux émises par les pôles ;
•  S’assurer de leur traçabilité sur le logiciel OCTIME et vérifier la concordance des informations transmises par les agences d’intérim et celles saisies sur OCTIME ;
•  Valider les relevés d’heures et signer les contrats ;
•  Réaliser les bons de commande intérim ;
•  Vérifier et liquider les factures émises par les agences d’intérim
•  Suivre les budgets polaires alloués pour l’intérim ;
•  Entretenir une relation client qualitative avec l’ensemble des prestataires (réunion annuelle, gestion des éventuels contentieux).
•  Assurer le lien fonctionnel entre la Direction des Ressources Humaines et les différents prestataires du marché en cours.
•  Prépare pour la DRH, les éléments du marché relatif à l’intérim (nouveaux marchés ou avenants).