Vous assistez le chef d’établissement et le directeur de la politique générale, dans l’ensemble de leurs attributions et missions, anticipez les demandes et assurez un rôle permanent de traitement des dossiers divers concernant l’établissement.

Vous assurez notamment un traitement des dossiers confidentiels et stratégiques avec rigueur et discrétion.

Vous participez à la permanence du secrétariat de direction. Vous pourrez également participer à la coordination de la préparation des instances entre directions. Vous assurez la rédaction des procès-verbaux de la F3SCT.

Compte tenu de ces particularités, vous êtes placé(e) sous la responsabilité hiérarchique du chef d’établissement et du directeur de la politique générale qui s’assure de la répartition des tâches quotidiennes et en assure la régulation.

Sur l’ensemble des fonctions relevant de la Direction Générale, vous travaillez en collaboration avec votre binôme.

Vos principales missions :

·         Anticiper, préparer et suivre les principaux dossiers

·         Coordination de la préparation des instances (F3SCT)

·         Organiser les rendez-vous

·         Gérer la correspondance entrante et sortante (courrier, Outlook, fax)

·         Assurer l’interface téléphonique : répondre, filtrer et orienter les appels téléphoniques en fonction de leur nature, de leur importance et priorité

·         Accueillir et orienter les interlocuteurs

·         Assurer la mise à jour de bases de données sur tous les supports en vigueur (annuaires téléphoniques, listes, et toutes bases de données utiles au bon fonctionnement de la direction)

·         En collaboration avec votre binôme, gérer l’agenda du chef d’établissement et du directeur de la politique générale, des directeurs, suivi des RDV internes et externes

·         Assurer la mise en forme de document (courriers, notes, rapports, décisions) en respectant la charte graphique institutionnelle

·         Assurer un suivi précis des parapheurs, décisions signées du directeur, leur diffusion

·         Organiser les déplacements des directeurs

·         Etablir les ordres de missions

·         Veiller au bon fonctionnement et à la bonne utilisation du matériel utile au secrétariat et aux professionnels (informatique, vidéo projecteur, dictaphone ….)

·         Participer à la continuité du secrétariat de direction en collaboration et/ou en cas d’absence de l’autre assistante de direction