SECRÉTAIRE MÉDICAL - 50 % - UNITÉ HC PEPS- PÔLE CENTRE RIVE GAUCHE (H/F)

Situé sur la commune de Bron, aux portes de Lyon et au sein d’un des plus grands campus hospitaliers, universitaires et de recherche d’Europe, le Centre Hospitalier Le Vinatier propose une ligne de soins dédiée aux personnes atteintes de troubles psychiques.

Que ce soit en intra - sur le site principal de l’établissement - ou en extra - sur le département du Rhône – l’hôpital propose une prise en charge en adéquation avec le projet de soin. Organisé autour de 10 Pôles de Soins, l’établissement dispose d’une ligne de soins complète pour répondre aux besoins des usagers.

Le Centre Hospitalier Le Vinatier est un établissement spécialisé en santé mentale, moderne, en mouvement, soucieux de l’amélioration de la qualité et de l’offre de soins qu’il propose à la population.

Rejoindre le Vinatier, c’est aussi bénéficier de nombreux avantages sociaux : crèche hospitalière, service de conciergerie, self ou chèques déjeuner, association sportive, prise en charge partielle de l’abonnement TCL, forfait mobilité durable et CGOS.

Dans le cadre de la politique handicap, les postes sont ouverts à toutes les candidatures professionnelles.

Activités principales

· Gestionnaire d’informations médico-administratives, le/la secrétaire médical(e) participe et contribue au parcours des patients, en lien avec les professionnels médicaux, soignants et administratifs.

· Il traite, organise et coordonne ces informations de telle sorte que chaque intervenant du parcours du patient dans le pôle (et hors pôle) dispose de la bonne information au bon moment.

· Toute tâche administrative en rapport avec l’accueil des usagers et de son entourage, la planification des rendez-vous, la gestion des certificats en lien avec les soins sous contrainte

· Il s’inscrit dans un travail d’équipe avec les différent(e)s secrétaires du Pôle.

· Participation à la diffusion des supports.

· Participation aux missions d’enseignement et de recherche

Activités spécifiques

1.1. Fonction accueil

· Accueil téléphonique, transmission des messages et consignes

· Accueil physique des personnes se présentant au secrétariat (patient, familles, autres partenaires du soin …)

· Travail de lien et de diffusion de l’information

· Prises de rendez-vous

· Attention particulière portée sur l’identitovigilance (CNI, Carte vitale…).

1.2. Fonction gestion et organisation

· Hiérarchisation des tâches de secrétariat à réaliser en fonction des priorités

· Gestion des fournitures bureautiques

· Gestion des tableaux de service des médecins

· Gestion des dossiers administratifs et médicaux

· Mise à jour des dossiers patients : adresse, téléphone, mail, coordonnées des correspondants personne de confiance…

· Gestion des bons de transport et des demandes d’interprétariat

· Gestion des agendas OUTLOOK

· Gestion des demandes de communication de dossiers médicaux

· Gestion des protocoles de soins (demande de prise en charge à 100%) des patients

· Traitement des courriers et des dossiers (enregistrement, tri et diffusion)

· Congés pris en concertation avec les collègues secrétaires afin de maintenir la continuité de la mission secrétariat.

1.3. Fonction saisie

· Saisie et mise en forme des comptes rendus des réunions

· Saisie de l’activité et de données statistiques

· Saisie des comptes rendus d’entretien, des observations médicales (dictée numérique) et des fiches de liaison émanant des médecins sur CORTEXTE

· Saisie et mise en forme de documents, rapports et courriers

· Participation à la collecte systématique de données. Saisie RIM-P en collaboration avec le médecin rédacteur du CRH (diagnostic principal, comorbidité addictive, comorbidité somatique, facteurs environnementaux)

1.4. Fonction travail de lien et de suivi

· Suivi des certificats médicaux de SPDT et de SPDRE en lien avec les médecins et le bureau des entrées

· Participation aux réunions incluant pour ces dernières l’élaboration et la diffusion du compte-rendu en lien avec l’encadrement de l’unité

· Suivi, classement et archivage des dossiers médicaux

· Suivi et rédaction des lettres de liaison et envoi aux correspondants extérieurs, notamment médecins traitants

· Suivi de l’identité médecin traitant et personne de confiance

· Travail de collaboration avec les différentes équipes du service en lien avec le cadre de santé et le médecin de l’unité

· Suivi de la bonne réception des livraisons en lien avec le cadre administratif du pôle

· Assurer la continuité du service en lien avec les autres secrétaires du service.

Exigences du poste

Bonnes aptitudes relationnelles avec les collègues, l’encadrement et l’ensemble des équipes
Expression claire vis-à-vis d’interlocuteurs divers et variés afin de donner des renseignements facilement compréhensibles
Capacité à percevoir et gérer une situation d’accueil conflictuelle et à relayer auprès de l’équipe
Capacité à prendre des initiatives
Capacité d’organisation
Capacité à s’intégrer à une équipe pluridisciplinaire
Discrétion
Rigueur
Capacité de discernement
Capacité à savoir hiérarchiser les activités de secrétariat à réaliser
Savoir faire la différence entre importance et urgence
Capacité à établir des comptes rendus de réunion
Capacité à évaluer ses pratiques professionnelles, à rendre compte de ses difficultés et à les faire évoluer.

1.1. Formation souhaitée

Formation de secrétariat médical

1.2. Expérience professionnelle

Une expérience de travail dans le milieu médical est la bienvenue.

1.3. Connaissances spécifiques attendues – qualifications professionnelles

Connaissance des techniques d’accueil téléphonique (lignes internes et externes)
Utilisation avancée des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) et de gestion du dossier patient (Cortexte)
Connaissance du droit hospitalier – Respect de la déontologie et du secret professionnel
Connaissance de l’organisation et du fonctionnement de l’hôpital.

1.4. Qualifications professionnelles attendues

Maîtrise de l’outil informatique (Word, Excel, Power Point, Outlook).